Projektaufbau

Jedes Projekt arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip. Es gibt ein Organisationsteam, dem zahlreiche Helfer*innen zugeordnet sind. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Organisationsteams vorgestellt und erklärt:

Projektverantwortliche

Jedes Organisationsteam erhält von Seiten des Vereins einen Projektverantwortlichen gestellt. Die Projektverantwortlichen sind selbst erfahrene ehemalige Projekt Organisationsteam Mitglieder und gleichzeitig Mitglied im Urlaubskinder e.V.. Ihre Aufgabe ist es, den Organisationsteams mit Rat und Tat zur Seite zu stehen und darauf zu achten, dass die Ausrichtung des Projektes im Sinne des Vereins erfolgt. Der bzw. die Projektverantwortliche hat im Rahmen seiner Tätigkeit die folgenden Verantwortlichkeiten

  • Vertreter des Vereines im  Team

  • Erfahrener Unterstützer des Teams

  • Erfolgreiche Durchführung des Projekts von Seiten des Vereins bezüglich

  • Kinderschutzkonzept

  • Termineinhaltung

  • Budgeteinhaltung

  • Externe Kommunikation 

  • Vereinsmaterial

  • Verantwortlich für die inhaltliche Durchführung des Trainings 

  • Anwesenheit beim Projekt vor Ort wird vorausgesetzt

 

Projektleitung

Als Projektleiter hast du die Verantwortung für die erfolgreiche und ordnungsgemäße Durchführung des Projekts in allen Verantwortungsbereichen. Dies umfasst folgende Themenschwerpunkte:

  • Hauptansprechpartner für das Projekt

  • Ansprechpartner und Kontaktperson für den Urlaubskinder e.V.

  • Leitung und Koordination des Organisationsteams

  • Verantwortung für die Organisation

    • Gesamtablauf (terminlich & inhaltlich)

    • Budgetverantwortung

    • Zusammenarbeit des Organisationsteams

    • Arbeitsfähigkeit der Teams für die einzelnen Aufgabenbereiche

  • Vernetzung der verschiedenen Aufgabengebiete

  • Verantwortung für die beim Projekt anwesenden Kindern/Jugendlichen & Helfer*innen

  • Motivator & Problemlöser

Helferbeauftragte*r

Vereinfacht gesagt, ist es die Hauptaufgabe des Helferverantwortlichen dafür zu Sorge zu tragen, dass zum richtigen Zeitpunkt die richtige Anzahl Helfer*innen mit den richtigen Kompetenzen und Interessen zur Verfügung stehen. Ergänzt wird das dann noch dadurch, dass die Helfer*innen stets informiert sind, wo sie eingesetzt werden und, dass sie darüber hinaus auch noch soweit möglich nach ihren Interessenschwerpunkten eingeteilt sind. Wenn dann noch die Stimmung passt, dann hat der bzw. die Helferverantwortliche alles richtig gemacht. Dieser Leitfaden soll dem bzw. der Helferverantwortlichen soweit möglich alle Fragen beantworten.

Kinderbeauftragte*r

Die Kinderbeauftragten sind die Schnittstelle zwischen dem Projekt und der Realität der Kinder/Jugendlichen. Sie sorgen sich rund um das Thema Kinderanmeldung. Ihre Aufgabe ist es mit Institutionen in Kontakt zu treten, diese zu informieren und sie auf einen späteren Kontakt zur unterstützenden Kindersuche vorzubereiten. Institutionen können beispielsweise Schulen, DRK, Diakonie oder Tutorenprogramme sein.

Helferkinder

Kinder der KidsCamps sollen, wenn möglich, auch nach den KidsCamps weiter betreut werden. Das Ziel der Aktion Helferkinder ist die nachhaltige Förderung von KidsCamp Kindern. Ihnen sollten weiterhin Werte und Einstellungen vermittel werden. Das Potenzial von Kids soll geweckt und ihnen verdeutlicht werden. Helferkinder, die dies über Jahre machen, können sobald sie das 18. Lebensjahr erreicht haben, sehr gut als vollwertiger Helfer eingesetzt werden. Dies wird den Helferkindern als Ziel vorgegeben und erzeugt somit Motivation.

Programmbeauftragte*r

Als Programmbeauftragte*r des jeweiligen Projekts, ist man ganz allgemein gesagt, für den Tagesablauf des Projektes zuständig. Darunter fallen sowohl der zeitliche Ablauf des Projektes, die Ausarbeitung der Programmpunkte, so wie die Beschaffung des Materials. Ebenso geht es um die Einweisung der Helfer vor Ort in die Programmpunkte.

Küche

Im Vorfeld des Projektes erstellt das Küchenteam eine Checkliste für die Planung . Eine Aufteilung der Aufgaben kann sinnvoll sein, jedoch sollte die Küchenleitung darauf achten, dass spätestens eine Woche vor Beginn des Projektes jeder Punkt erledigt ist.  Weiter muss das Küchenteam rechtzeitig eine Finanzierungsstrategie haben. Die Küche macht meist einen sehr großen Teil des Budgets aus. Das Küchenteam informiert sich bezüglich der Summe am besten beim vorherigen Küchenteam.

Bei der genauen Essensplanung ist eine enge und frühzeitige Abstimmung mit dem Programm-Team notwendig. Gleichzeitig muss im Vorfeld des Projektes beim Helfer- bzw. Kinderbeauftragten abgefragt werden, ob Kinder oder Helfer während des Projektes Geburtstag haben. Für diesen Fall möchten wir den Geburtstagskindern natürlich eine kleine Überraschung vorbereiten.

Infrastruktur

Das Team Infrastruktur kümmert sich häufig um das Grobe: Um das korrekte Handling des Materials. Und das ist sehr wichtig, denn jedes Kind freut sich über andere Dinge. Die Infrastrukturisten kümmern sich darum, dass immer genug Spiele, aber auch genug Medikamente vor Ort sind. Sie kümmern sich beim KidsCamp u.a. um die Zelte und Feldbetten und um den Auf- und Abbau. 

Finanzen und Versicherung

Auch die trockenen Themen, wie Finanzen und Versicherung deckt jedes Organisationsteam ab. Diese Aufgabe wird stets im engen Kontakt mit dem Urlaubskinder e.V. übernommen. Die Projektkonten werden zentral verwaltet, die Projekte selbst sorgen gemeinsam mit ihrem Finanzer immer für eine korrekte Abrechnung. Wo Kinder spielen, passieren kleinere Unfälle und damit Versicherungsfälle. Der Urlaubskinder e.V. und die Projekte arbeiten hier Hand in Hand.

Sponsoring

Ohne das Team Sponsoring könnte hier gar nichts geschehen. Jedes Projekt selbst sammelt Spenden und Patenschaften. Wir bedanken und bei allen Helfer*innen, die sich diesem Thema widmen, aber auch jedem bzw. jeder Spender*in! 

Marketing und PR

Ein erfolgreiches Sponsoring basiert häufig auf einem erfolgreichen Marketing. Die Marketing Teams überlegen sich Marketingstrategien und arbeiten an Kooperationen.

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